Entscheidungshilfe Gastrokassen
GoBD konform muss sie sein
Ab dem 01.01.2017 dürfen in Deutschland nur noch GoBD (GdPDU) konforme Kassen eingesetzt werden. Das bedeutet, dass jede einzelne Buchung digital aufgezeichnet und im Falle einer Betriebsprüfung dem Finanzamt in einem vom Finanzamt lesbaren digitalen Format ausgehändigt werden muss. Die Daten sind 10 Jahre lang aufzubewahren.Achten Sie darauf, dass Ihre neue Kasse den Anforderungen des Finanzamtes entspricht. Häufig erfüllen Gebrauchtgeräte diese Voraussetzungen nicht.
Touchkasse oder klassische Registrierkasse
Bei einer Touchgastrokasse verändert sich der Bedienbildschirm dialogorientiert. Nicht benötigte Funktionen werden zunächst ausgeblendet und stehen erst bei Bedarf zur Verfügung, z.B. der Dialog zur Berechnung des Rückgeldes.
Auch die Erfassung von Artikeln kann so sehr einfach erfolgen. Sie drücken die Taste Hauptgerichte und Sie bekommen diese als Auswahl auf dem Bildschirm präsentiert. Der Umgang mit der Kasse wird dadurch stark vereinfacht.
Bei einer klassischen Registrierkasse stehen alle Funktionstasten stets zur Verfügung, was beim Drücken der falschen Taste zu Fehlermeldungen führen kann. Mittlerweile wachsen die Systeme immer mehr zusammen. Bei einer herkömmlichen Registrierkasse wie der Sampos ECR 1880 kann aufgrund des mehrzeiligen Displays ebenfalls eine Auswahl z.B. der Hauptgerichte erfolgen.
Die meisten PC basierten Touchkassen sind sowohl in der Bedienung, als auch in der Einrichtung intuitiver zu bedienen. Allerdings sind diese Geräte auch teurer als klassische Kassensysteme.
Die Firma Schultes mit der neuen S-700 Seríe bedient mittlerweile beide Systeme. Sie setzt die neue Software bluepos ein, die es sowohl fest auf den Schultes Maschinen installiert gibt, als auch in einer Windows Version, so dass sie auf vielen POS Systemen läuft.
Wie sieht Ihre Speisekarte aus
Die Anzahl der Artikel die Sie bei einer klassischen Gastrokasse direkt von der Tastatur aus aufrufen können ist begrenzt. In der Regel können Sie die Tasten Ihrer Kasse mit bis zu 3 Artikeln gleichzeitig belegen. Sie erreichen den 2. und 3. Artikel durch vorheriges drücken einer Umschalttaste, ähnlich der Großschreibtaste (Shift) an Ihrem Computer.BeispieL: Wenn z.B. bei der Olivetti ECR8220S 35 Artikeltasten vorhanden sind, können Sie 3 x 35 = 105 Artikel direkt per Tastatur abrufen. Allerdings wird eine 3-fach beschriftete Tastatur etwas unübersichtlich.
Es macht daher grundsätzlich Sinn lediglich die Getränke auf die Tastatur zu legen und die Speisen durch die Eingabe der jeweiligen Artikelnummer zu erfassen.
Unser Tipp zu Ihrer Speisekarte: Vergeben Sie für jede Speise eine Artikelnummer. Zum einen ist das Notieren der Nummer 43 bei der Bestellannahme viel schneller geschrieben als Currywurst mit Pommes, zum anderen erfolgt die Erfassung an der Kasse durch Eingabe der Artikelnummer (in unserem Beispiel 43) und anschließendem Drücken der PLU Taste sehr schnell.
Ein weiterer Vorteil, der jedoch nichts mit Ihrer Kasse zu tun hat: Gerade bei schwierig auszusprechenden Speisen vermeiden Sie, dass Ihr Gast das Gefühl hat sich beim Bestellen zu blamieren.
Bei dem Kassensystem mit Provendis Gastrokasse oder auch einigen klassischen Kassen wie der Olympia CM 980F haben Sie die Möglichkeit, sich jeden einzelnen Artikel auf dem Display zwecks Auswahl anzeigen zu lassen. Bei dieser Funktion werden Artikel zu Gruppen zusammengefasst, z.B. Vorspeisen. Drücken Sie nun die Taste für die Vorspeisen werden im Display Ihre gesamten Vorspeisen dargestellt.
Bei Touchsystemen müssen Sie sich deutlich weniger Gedanken um den Platz auf dem Bildschirm machen, da Sie hier mit Unterbildschirmen arbeiten, ein Druck auf die Taste Vorspeise zeigt Ihnen Ihre Vorspeisen an, bei sehr vielen Artikeln in einer Kategorie lässt sich der Bildschirm in der Regel noch weiter scrollen.
Wird ein Bonordersystem genutzt
Mit einem Orderbon können Bestellungen der Gäste als Bon ausgedruckt werden und an die entsprechenden Servicestellen (Küche, Theke...) weitergegeben werden. Hierdurch ist gewährleistet, dass keine Bestellungen vergessen werden. Durch Ausstattung Ihrer Gastrokasse mit weiteren Druckern, können die Orderbons direkt an der Servicestelle gedruckt werden, wodurch Laufwege und damit Arbeitszeit eingespart werden. Hierzu ein Beispiel: Tisch 2 bestellt 2 Glas Wein und 2 Essen. Der Kellner erfasst die Bestellung in der Kasse. Die Kasse oder die Drucker in den Servicestellen erzeugen automatisch einen Bon für jede Servicestelle, die daraufhin die Bestellungen servierfertig machen. Nicht längst jedes als Gastrokasse bezeichnete System ist auch in der Lage Orderbons zu erstellen.Geschnittener Kassenbon
Wenn Sie das Bonordersystem nutzen wollen, benötigen Sie eine Kasse, die Ihren Kassenbon auch schneidet. In der Regel wird der Teilschnitt genutzt, bei dem der Kassenbon bis auf eine kleine Ecke geschnitten wird. Hierdurch wird verhindert, dass der Bon herunterfällt.Solange Sie nur mit einer Ordergruppe (z.B. nur ein Bon für die Küche, jedoch keinen für den Tresen) arbeiten, können Sie den Bon auch abreißen, es ist kein geschnittener Bon nötig. Sobald Sie jedoch mir mehr als einer Ordergruppe arbeiten, gibt die Kasse Ihnen bei der Erfassung den Bon für die Küche, den Tresen, die Eistheke etc. hintereinander aus. Sie haben keine Möglichkeit den Bon zwischen den einzelnen Orderbons abzureißen.
Benötigen Sie einen Bewirtungsbeleg
Geschäftskunden benötigen zwecks steuerlicher Anerkennung der Bewirtungskosten einen Bewirtungsbeleg. Einige Kassen drucken Ihnen diese Angaben direkt auf dem Kassenbon aus. Sollte das nicht möglich sein, können Sie zum einen Kassenrollen mit Bewirtungstext auf der Rückseite nutzen oder ein entsprechendes Formular an den Kassbon heften.Tische umbuchen
Wenn sich Ihre Gäste innerhalb Ihres Lokals umsetzen, können Sie bei einigen Gastrokassen eine Umbuchung vornehmen, so dass die Gäste einer neuer Tischnummer zugeordnet werden.Rechnungssplit
Der Rechnungssplitt wird genutzt, wenn die Gäste eines Tisches getrennt zahlen möchten und jeder von Ihnen eine Rechnung haben möchte. Sicherlich eine nützliche Funktion, jedoch wird in der Praxis eher eine Vorabrechnung gedruckt und diese manuell am Tisch abgestrichen.
Bestellannahme direkt am Tisch / Funkkassen
Möchten Sie die Bestellungen direkt am Tisch aufnehmen, sparen Sie Arbeitszeit durch weniger Wege und erhöhen die Kundenzufriedenheit durch eine schnellere Bestellabwicklung. Durch die Verkürzung der Bestellabwicklung verkürzt sich auch die Verweildauer Ihrer Gäste und ein Tisch steht schneller z.B. im begehrten Außenbereich wieder für neue Gäste zur Verfügung.
Kassensoftware kaufen oder mieten?
Kosten
In den letzten Jahren sind vermehrt Kassenprogramme am Markt, die man nicht kaufen kann, sondern für einen monatlichen Betrag mietet. Die monatliche Rate klingt zunächst gering, auf die Nutzungszeit einer Kasse gesehen kommen jedoch auch hier recht ordentliche Beträge zusammen. Bei der Firma orderbird werden pro Monat derzeit 49,00 EUR fällig, bei einer Nutzungsdauer von nur 3 Jahren summiert sich das auf 1.764,00 EUR bzw. 1.470,00 EUR bei jährlicher zahlweise pro Gerät. Die zu beschaffende Kassenhardware kommt noch hinzu. Des weiteren hat das o.g. System einst 39,00 EUR pro Monat gekostet, auch Kostensteigerungen während der Nutzungsdauer einer Kasse sind nicht auszuschließen.
Datenhoheit
Bevor man Daten in ein Mietsystem eingibt, sollte man klären. ob und wie man seine Daten gesetzeskonform sichern kann, wenn das Abo ausgelaufen ist. Wie oben schon erklärt gibt es eine 10-jährige Aufbewahrungspflicht, ein reiner CSV oder Excelexport reicht da nicht, da sichergestellt werden muss, dass die Daten nicht verändert wurden.
Insolvenz
Man muss sich ebenso die Frage stellen, was passiert, wenn die Mietsoftwarefirma insolvent ist: Läuft dann meine Kasse noch, komme ich noch an meine Daten ran?
Unwahrscheinlich? Nein, ein Blick in die öffentlich einsehbaren Bilanzen einiger Firmen zeigt, dass dort recht stattliche Verluste ausgewiesen werden und die Insolvenz nur durch Kapitalerhöhungen verhindert wird. Verliert der eine oder andere Investor die Geduld, kann dies ein schnelles Aus bedeuten.
